Сколько хранить фискальный накопитель после замены

Закрытый фискальный накопитель нужно хранить 5 лет с даты окончания его использования. Выбрасывать или сдавать старый ФН при замене нельзя: в нём остаются данные о ваших продажах, и налоговая вправе их запросить. Ниже разбираем, с какой даты считать срок, где и как хранить накопитель, какие документы держать вместе с ним и что делать, когда срок истёк.

Какой срок хранения старого ФН

По закону о применении контрольно-кассовой техники (54-ФЗ) пользователь кассы обязан хранить фискальный накопитель в течение пяти лет с даты окончания его использования. Окончанием использования считается момент, когда накопитель закрыт в кассе и снят с неё: после замены ФН, при сроке действия, исчерпанном ресурсе или поломке.

Точную дату закрытия ФН указывает отчёт о закрытии фискального накопителя, который формирует касса при замене. Именно от этой даты и считайте пять лет.

Зачем нужно хранить накопитель

Фискальный накопитель записывает и сохраняет данные о каждом пробитом чеке, а налоговая инспекция может запросить их при проверке. Если накопитель утрачен, подтвердить данные о продажах будет сложнее, поэтому хранение и сохранение документов о закрытии защищают вас при вопросах от налоговой.

Где и как хранить старый ФН

Закон не описывает условия хранения подробно, поэтому ниже практические советы:

• положите накопитель в отдельный конверт или коробку и подпишите: регистрационный номер кассы, заводской номер ФН, дата закрытия;
• храните в сухом месте при комнатной температуре, вдали от воды, нагрева и сильных ударов;
• не оставляйте накопитель в кассе, где он может случайно попасть в обработку с новым;
• определите ответственного за хранение (бухгалтер или руководитель), чтобы накопитель не потерялся при смене сотрудников.

Какие документы держать вместе с ФН

• отчёт о закрытии фискального накопителя;
• отчёт о перерегистрации кассы и новую карточку регистрации ККТ;
• акт или документ об установке нового накопителя, если сервис его оформил.

Если замену делает сервисная служба, при заказе работы попросите вернуть вам старый накопитель и копии отчётов.

Что делать, когда срок хранения прошёл

Через 5 лет с даты окончания использования накопитель можно утилизировать как электронное устройство. Перед этим убедитесь, что срок отсчитан правильно: ориентируйтесь на дату в отчёте о закрытии ФН, а не на дату покупки. Если сомневаетесь, лучше подержать накопитель ещё немного: хранение дольше срока ничем не грозит.

Что будет, если вовремя не заменить ФН

После окончания срока накопителя касса перестаёт пробивать чеки, а торговля без чека нарушает требования 54-ФЗ. Касса заранее, примерно за 30 дней, предупреждает о том, что ресурс накопителя заканчивается. Замену лучше запланировать до этой даты: мы заменяем фискальные накопители в Воронеже и перерегистрируем кассу в налоговой. Работа стоит 2 000 ₽, сам накопитель ФН-1.2 можно купить у нас: на 15 месяцев 12 700 ₽, на 36 месяцев 19 000 ₽.

Частые вопросы

Сколько нужно хранить фискальный накопитель после замены?

Пять лет с даты окончания его использования, то есть с даты закрытия ФН в кассе. Точная дата указана в отчёте о закрытии накопителя.

Можно ли выбросить старый ФН сразу после замены?

Нет. До истечения пяти лет накопитель должен храниться у вас: в нём остаются данные о продажах.

Что делать, если старый ФН потерялся?

Сообщите бухгалтеру или руководителю и найдите документы о закрытии накопителя (отчёт о закрытии, карточку регистрации кассы). По дальнейшим действиям уточните у бухгалтера или в налоговой инспекции: порядок зависит от обстоятельств потери.

Нужно ли хранить сломанный фискальный накопитель?

Да. Срок хранения тот же: пять лет с даты, когда накопитель перестал использоваться.

Сервис оставляет старый ФН себе при замене?

Накопитель обязаны хранить вы, поэтому при заказе замены попросите вернуть его и копии отчётов. Если нужна замена в Воронеже, позвоните: +7 (473) 206-55-55.

Как понять, что пора менять ФН?

Касса примерно за 30 дней предупреждает об окончании ресурса накопителя. Также ориентируйтесь на срок, указанный в карточке регистрации кассы: после него чеки пробить нельзя.